Comment maîtriser dépenses de terrain et avances de caisse

Un chef de mission quitte le bureau avec une avance en espèces. Les jours suivants, elle se transforme en carburant, en repas, en main-d’œuvre à la journée et en petits achats dans des endroits où la carte ne passe pas. Les reçus finissent dans une poche, puis dans une boîte à chaussures, et certains s’effacent avant que quelqu’un les lise. En fin de mois, la finance reçoit la boîte et tente de rapprocher tout ça, pendant que le géologue essaie de se rappeler à quoi correspondait un bout de papier froissé.

Le directeur, lui, découvre ce que la campagne a vraiment coûté bien après que l’argent est parti.

Pourquoi les dépenses de terrain échappent au contrôle

La distance explique presque tout. L’avance est accordée au bureau, dépensée dans un endroit sans connexion, et entre les deux personne ne voit le solde. Le dépassement apparaît au rapprochement, quand on ne peut plus l’empêcher.

Porter de l’argent liquide n’a rien de confortable non plus. Un géologue qui a la caisse de la société veut pouvoir montrer où elle est passée, et une avance ouverte, suivie dans le tableur de quelqu’un d’autre, finit tôt ou tard en désaccord. Des heures de temps qualifié partent alors dans la chasse aux papiers, loin de la géologie.

Enregistrer la dépense au moment où elle a lieu

Dans FlexiMining, le géologue photographie le reçu et soumet la dépense depuis son téléphone. Ça marche aussi sans réseau : la dépense est enregistrée sur le téléphone et se synchronise au retour de la connexion. Une fois arrivée, elle est validée ou rejetée en ligne, dans les limites que vous fixez, puis payée.

Le reçu est attaché à la dépense dès le premier instant, et un papier effacé ne pose plus de problème. La finance regarde une photo et un montant, sans avoir à déchiffrer une pile de reçus.

Tous ceux qui dépensent sur le terrain n’ont pas besoin du reste de la plateforme. Le rôle d’agent de dépenses répond à ce cas : cette personne soumet les dépenses de terrain avec leurs reçus, suit son propre solde et ne voit rien d’autre.

Avances et soldes, personne par personne

Le géologue qui a besoin d’argent demande une avance depuis l’application, et un directeur ou un responsable la valide en une étape. Avances et dépenses sont ensuite suivies par personne : les soldes restent à jour et les dépassements sautent aux yeux tant qu’il est encore temps de réagir.

Les droits séparent celui qui dépense de celui qui valide :

• Géologues et chefs géologues soumettent des dépenses mais ne peuvent pas les valider.
• Le directeur général, le responsable administratif et le responsable financier peuvent valider.
• Le responsable financier débloque aussi les fonds et suit tous les soldes, avec les dépassements signalés.

Tableaux de bord et rapports affichent les montants dans la devise de votre société. Le directeur lit les dépenses à côté des permis, du terrain et des équipes, sur le même tableau de bord, sans attendre une synthèse mensuelle faite à la main.

Et le coût par campagne ?

Les responsables d’exploration raisonnent souvent mission par mission, parce que c’est ainsi que les programmes se budgètent et se défendent devant un conseil. Mieux vaut être précis sur ce point. Les fonctions publiées suivent les avances et les dépenses par personne, et le tableau de bord montre les dépenses dans leur ensemble.

Si votre conseil lit les coûts mission par mission, parlez-en avant la mise en place et regardez les rapports pendant un essai, avec vos propres missions et votre propre façon de répartir les coûts. Un besoin propre à votre reporting peut être chiffré en jours, en développement sur mesure, et ce travail vous appartient ensuite.